2. Organizar categorias

Categorias explicam por que o dinheiro entrou ou saiu. Elas transformam uma lista de movimentos em informação gerencial e alimentam metas, DRE, gráficos e relatórios.

Grupos financeiros

O FizConta separa categorias por grupo:

• Recebimentos: vendas, serviços, mensalidades e outras entradas operacionais.
• Despesa fixa: gasto que existe com regularidade e cuja presença é previsível, como aluguel, sistema ou honorários. O valor pode variar um pouco e continuar sendo fixo.
• Despesa variável: gasto que muda conforme venda, produção, uso ou decisão, como comissão, frete de venda ou material consumido.
• Pessoas: salários, pró-labore, benefícios, encargos e gastos ligados à equipe.
• Impostos: tributos, taxas e guias fiscais.
• Empréstimos e financiamentos: principal, juros e encargos de dívidas financeiras.
• Transferências: dinheiro movido entre contas da própria empresa; não é receita nem despesa.

Fixa ou variável?

Pergunte: esse gasto existiria mesmo se eu vendesse pouco ou nada neste mês? Se sim, tende a ser fixo. Se acompanha volume, consumo ou venda, tende a ser variável.

Exemplo: internet mensal é fixa mesmo quando a fatura oscila. Taxa cobrada por venda é variável mesmo quando aparece todo mês.

Criar uma categoria

Acesse Financeiro → Categorias, abra a aba do grupo correto e clique em Nova categoria.

Grupo

Na criação, o grupo é a aba ativa. Ao editar, pode ser alterado. Escolha pela natureza econômica, não pela conta bancária usada nem pelo fornecedor.

Nome — obrigatório

Use nomes específicos o bastante para orientar decisões, mas não crie uma categoria para cada fornecedor.

Bom: Software e assinaturas, Fretes de venda, Honorários contábeis.

Evite: Diversos, Outros 2, Banco, Fornecedor João.

Cor — obrigatória na interface

A cor ajuda a reconhecer categorias em listas e gráficos. Use um padrão consistente; não dependa apenas da cor para distinguir conceitos com nomes parecidos.

Categoria, centro de custo e tag

• Categoria: motivo econômico — Publicidade.
• Centro de custo: área que consumiu — Comercial.
• Tag: marcador complementar — Campanha de inverno.

Não duplique a mesma informação nos três campos. Isso aumenta trabalho sem melhorar a análise.

Excluir ou reorganizar

Ao excluir uma categoria, lançamentos existentes ficam sem categoria. Antes de excluir, filtre os lançamentos que a usam e reclassifique quando necessário. Renomear é mais seguro quando o significado continua o mesmo.

Não mude uma categoria de grupo apenas para corrigir um lançamento isolado: corrija o lançamento. Alterar o grupo muda o significado da categoria para toda a operação.

Estrutura inicial recomendada

Comece com poucas categorias úteis e amplie quando surgir uma decisão real que exija detalhe. Uma lista enorme desde o primeiro dia causa dúvida e classificação inconsistente.

Checklist

• Entendo a diferença entre fixa e variável.
• Não criei categorias por banco ou fornecedor.
• Transferências próprias estão separadas.
• Os nomes permitem comparar meses.
• Evitei uma categoria genérica para a maior parte dos gastos.

Próximo módulo: Centros de custo.